行政物资申请、采购、合同管理工作总流程

目录

1、日常采购流程 (2)

2、出库流程 (3)

3、项目合同,验收报告管理流程 (4)

3、报名费、投标保证金管理流程 (5)

1、日常采购流程(付款流程,财务直接付、询价分类、特殊采购,帮客户购买)

第一步;相关部门将需采购产品填入《采购申请表》提交给人力行政部门,大件物品需先提交到区域项目经理审核,然后再提交至人力行政部门;

第二步:人力行政部门汇总《采购申请表》,金额在1000元以上得需要报公司领导审批？;

第三步:领导批准后,与供应商直接进行价格得谈判(与3家以上供应商询价),人力行政部门与供应商签订采购合同;有固定采购渠道需要每半年向其她商家询价一次。

第四步:人力行政部应及时将《采购申请表》与采购合同存档。

第五步:采购产品到货后,需到仓库填写《入库登记表》。

项目部采购注意事项:

1、各项目负责人结合项目实际情况提前做好办公用品采购计划、包

括数量与种类,每次申请时多做一点预算。

申请流程:项目负责人提前写好附件1《办公用品申请表》,具体格式参照附件2《办公用品申请清单》,发送至邮箱。

申请办公用品及发货时间:每周一到周五下午14:00之前申请得货物会当天发货。周一到周五下午14:00之后申请得货物会在第二天发出。周末收到得申请表,会统一在下周一发出。

每月28日与29日公司库房盘点,30日整理库房,请大家尽量避开这些天申请办公用品,如有收到申请得货物都会统一次月1号发出。

备注:包括日常储备

2、出库流程

第一步;生产部门将需采购产品填入《采购申请表》提交给人力行政部门,办公室人员填写《物品领用表》;

第二步:人力行政部门汇总《采购申请表》,到仓库准备物资以及发货同行单,网上下单,通知快递收货;

第三步:行政人员填写《出库登记表》;

第四步:行政人员把快递单号截图在QQ群内,通知收货方,并填写《快递发送记录表》;

第五步:寄合同,发票等重要文件需通知收件方,并且电话确认就是否收到,督促跟进合同盖章后寄回公司,并在《快递发送记录表》在相应得备注。

3、项目合同,验收报告管理流程

第一步;生产部门或甲方或公司领导将合同、验收报告提交给人力行政部门;

第二步:合同移交与借阅时,双方需要在移交清单上签字确认;

第三步:标书专员及时领取中标通知书,将合同、验收报告、中标通知编号、扫描,每月底将行政合同、验收报告,中标通知发给部门经理;

第四步:行政人员登记《合同,验收报告,中标通知信息登记表》;

第五步:行政人员将处理完得合同验收报告分类存档。

第六步:标书专员每月底汇总标书、合同、验收报告得回收情况,并根据行政前台统计得《快递发送记录表》进行复核,统计出目前标书、合同、验收报告得回收情况记录表,月底发送给部门经理,配合行政前台做好催促跟进工作。

3、报名费、投标保证金管理流程

第二步:根据政府采购信息表筛选需要投标得项目或者领导告知得投标项目,人力行政部申请报名费以及投标保证金;

第三步:行政人员拿着已经通过得票据到财务部领取现金或者通知财务转账;

第四步:行政人员到相关机构报名,行政人员汇总《标书、保证金统计表》,每月底发给部门负责人。

第五步:行政人员关注合同情况,在投标后一个星期内追踪投标保证金退回情况,并填入《标书、保证金统计表》,移交给财务部。

附件:

成都开方数据科技

有限公司行政日常工作

附件1

附件2