内容回顾
❖ 配置OUTLOOK邮箱 ❖ 邮件标题的要点 ❖ 称呼和问候 ❖ 邮件正文简明扼要 ❖ 注意语气 ❖ 一次表达完整意思 ❖ 注意格式 ❖ 使用多个适当的签名档 ❖ 回复技巧 ❖ 发送，抄送和密送的区别
❖ 分类文件夹管理 ❖ 邮件标记 ❖ 日历功能的使用 ❖ 任务功能的使用
邮件标题
❖ 其他注意要点
▪ 标题要真实反应文章的内容和重要性 ▪ 一封信一个主题 ▪ 注意字符和错别字 ▪ 回复邮件不要“答复 RE”一大串

邮件正文
❖ 称呼和问候
▪ 邮件的开头要称呼收件人 ▪ XX先生/XX小姐 Dear Mr.XX ▪ 收件人不清楚的 先生/小姐 Dear Sir/Madam ▪ 开头简单得写个“您好”或“大家好”即可，使用

英文邮件常用缩短语
▪URG ▪HOT ▪RSP ▪MTG ▪FWD ▪HLP ▪FYI ▪ACT
- Stop everything, read me first - Need immediate attention - Need you to respond, either way - New/modified meetings - Forward to your respective group(s) - Need information, assistance with a problem - Just for your information - Needs action
▪ 第三步：进入“创建规则”界面，按图所示，进行操作
▪ 第四步：点击确定后弹出对话框，勾选“对当 前文件夹”中的 现
有邮件立即运行此规则”，确定完成

常用OUTLOOK技巧
❖ 让OUTLOOK成为你时间和任务管理的利器
▪ 后续标志和待办事项列表 ▪ 日历功能 ▪ 任务功能、提醒功能 ▪ 会议功能 ▪ 标记分类 ▪ 定时删除
邮件签名
❖ 如何在OUTLOOK中设置签名档 ▪ 第三步：选中“电子邮件签名”选项卡，点击 “新建”按钮；

邮件签名
❖ 如何在OUTLOOK中设置签名档 ▪ 第四步：选中“电子邮件签名”选项卡，点击 “新建”按钮；
▪ 第五步：在弹出的“新签名”窗口中输入签名 的名称，点击“确定”；
选中
▪ 第八步：选中“高级”选项卡，在“传递”
框中设置
，确定退出

否则通过网页登陆邮箱时将无法收到任何邮 件
OUTLOOK设置
❖ 如何将公司邮箱配置到OUTLOOK中 ▪ 第九步：点击“测试账户设置” 若测试结果如下图所示，则表示设置已成功

❖ 针对性回复
❖ 回复不要少于10个字 ❖ 不要就同一问题多次回复讨论 ❖ 区分“答复”和“全部答复”
❖ 仅供参考，无需回复 ❖ 收到请回复
❖ 注意使用“！”
❖ 请于……之前答复
❖ 请尽快处理

收件人管理
❖ 收件人：受理邮件的人，理应对邮件回应 ❖ 抄送：只需知道此事，无需回应，通常为收发件双方的

邮件签名
❖ 如何在OUTLOOK中设置签名档 ▪ 第六步：在“编辑签名”框中设置签名的格式， 完成后点击“保存”

邮件签名
❖ 如何在OUTLOOK中设置签名档 ▪ 第七步：在“编辑签名”框中设置签名的格式， 完成后点击“保存”

邮件签名
❖ 如何在OUTLOOK中设置签名档 ▪ 第八步：在“选择默认签名”框中设置将“新 邮件”和“答复/转发”都选用刚才创建的签 名，点击“确定”设置完成。

回复技巧
❖ 及时回复Email，Eagle倡导24小时回复

邮件签名
❖ 如何在OUTLOOK中设置签名档 ▪ 第一步：点击“工具”----“选项”；

邮件签名
❖ 如何在OUTLOOK中设置签名档 ▪ 第二步：选中“邮件格式”选项卡，点击“签 名”按钮，进入“签名和信纸”界面；

“你”的时候注意语气 Hi John/ Hi all ▪ 称呼要前后文统一，不要一会“您”一会“你”

邮件正文
❖ 结尾问候语 ▪ 正文内容结束后，先谢谢别人 ▪ 通用：Best Regards!/祝您顺利！ ▪ 对外：祝一切顺利/Have a nice day!
是不是想达到图片中的 效果，发送过来的邮件 自动进入分类文件夹？

常用OUTLOOK技巧
❖ 创建规则，把邮件分类 ▪ 第一步：创建分类文件夹
1 2
▪ 第二步：右键邮件，点击“创建规则”

常用OUTLOOK技巧
❖ 创建规则，把邮件分类

邮件使用规范
一、写 二、收 三、管理
邮件标题
❖ 一定不要空白标题，这是最失礼的

❖ 标题要简短
邮件标题

（不要让OUTLOOK用···才能显示完你的标题）
如果只需要用主题栏就能讲讲清楚事情，请使用！请标记（EOM: end of message)
OUTLOOK 设置
❖ 如何将公司邮箱配置到OUTLOOK中 ▪ 第一步：点击“工具”—“账户设置”

OUTLOOK设置
❖ 如何将公司邮箱配置到OUTLOOK中 ▪ 第二步：选中“电子邮件”选项卡，点击“新 建”
▪ 第三步：选中 下一步
▪ 第四步：选中
，点击 ，点击下一步
▪Thank you !

直属上级或者事件参与人员，也可以回复提出意见 ❖ 密件抄送：收件人和抄送人无法看到


思考
❖ 站在收件人的角度：

❖ 附录：
常用OUTLOOK技巧
常用OUTLOOK技巧
❖创建规则，把邮件分类 ▪ 邮件太多？ ▪ 找邮件太麻烦？ ▪ 都是垃圾邮件？

邮件正文
❖ 使用便于阅读的字号和字体 ▪ 中文用宋体或新宋体
▪ 英文Eagle统一用Corbel
▪ 字号用五号或11号字

邮件正文
❖ 其他注意事项 ▪ 一次把内容表达清楚，条理清晰
▪ 合理使用符号及图片
▪ 合理提示重要信息（粗体斜体、颜色、大号字 体等，尽量少用）

OUTLOOK设置
❖ 如何将公司邮箱配置到OUTLOOK中 ▪ 第五步：选中 ▪ 点击下一步 ▪ 第六步：按下图进行配置
配置完成后点击“其他配置到OUTLOOK中
▪ 第七步：进入“Internet电子邮件设置”界 面，选中“发送服务器”选项卡，

企业邮件使用技巧及规范 Effective Email Guidelines
Made by HR Department
培训大纲
❖ OUTLOOK设置
❖ 回复技巧
❖ 邮件标题
❖ 邮件控制
❖ 邮件正文
❖ 收件人管理
❖ 邮件签名
❖ 常用OUTLOOK技巧