深圳蓝凌管理咨询支持系统有限公司
合同评审管理程序
编制:郑波
审核:陈奥加
批准:徐霞
2001年4月25日发布 2001年4月25日实施
1 目的
在合同签订或投标之前,对合同(标书)进行评审,以准确理解顾客的要求,确保合同(标书)中提出的各项要求都有明确规定,并具有满足客户要求的能力。
2 范围
本程序适用于本公司承接的所有软件开发项目的设计、咨询等业务的合同(标书)的评审。
3 定义
本公司合同(标书)分为以下几种形式,分别定义如下:
3.1正式合同:指本公司按《中华人民共和国合同法》,由本公司法人代表与其他企事业单位签订的合同与协议书。
3.2标书:指本公司参加对外工程项目投标的竟标函(投标文件)和本公司对外发出的招标函件。
4 职责
4.1 营销支持中心为合同(标书)的归口管理部门,负责组织合同(标书)
的起草与评审,并负责组织对外进行商务谈判。
4.2 相关开发部门负责对顾客提出的技术要求、质量要求和交货期等进行
审查,确认我方是否具有满足顾客要求的能力。并参与对外技术洽谈和合同(标书)的评审。
4.3 主管副总经理负责审批重要项目的合同(标书)。
4.4 总经理负责对外签订合同。
5 工作程序
5.1合同(投标书)的拟订
5.1.1合同(标书)一般由顾客按其要求及格式拟订。
5.1.2客户无特殊要求及固定格式的合同由营销支持中心经理拟订。5.1.3我公司对外发出的招标项目,其招标书由营销支持中心组织相关开发人员共同起草。
5.2 合同评审前与顾客的沟通
合同评审前,营销支持中心项目负责人应对合同就顾客的详细要求与其进行沟通,以便详细了解并确认顾客的要求,在与顾客沟通后,将顾客的要求记录在《顾客技术要求记录表》中,作为合同评审
输入的依据之一,并将此表原件交营销支持中心保管,相应设计部门保留其复印件。
5.3合同(标书)的评审方式
合同(标书)评审方式可视项目规模大小、技术复杂程度以及交货期等情况,采用会议评审方式,合同(标书)的评审均由营销支持中心负责组织实施。
合同(标书)的评审,由主管副总经理主持,营销支持中心及相关部门经理、项目负责人、设计人员参加,营销支持中心项目与合同管理员负责填写《合同(标书)评审报告》,相关部门经理签字,总经理审批。
合同评审前,需签订正式合同时,由营销支持中心提供合同文本草稿;
只有标书的需提供标书,相关部门经理汇报洽谈情况,所有合同以书面方式表达。
5.4评审要求
5.4.1总的评审要求
a)对顾客的期望和要求充分了解,合同(标书)条款、要求准确和合
理;
b)对双方提出的不一致要求得到解决;
c)确认具有承担此合同要求的资源和能力;
d)明确双方组织和技术接口方式。
5.4.2营销支持中心主要评审各种合同(标书)中的商业条款—顾客报价、交货期限、交货地点、交货方式、产品包装方式、验收方法、结算方式(期限)、违约责任、解决合同纠纷的方式等我方能否满足或接受。5.4.3设计部门主要评审各种合同(标书)中的技术条款—顾客提出的技术要求(标准)、质量要求(标准)、交货期等我方能否满足或接受。
5.5评审结果
5.5.1正式合同评审有以下三种结果;
a)可以签订正式合同;
b)对某些条款需要进一步洽谈;
c)不予签订正式合同。
5.5.2标书评审有以下三种结果:
a)可以进行投标;
b)对某些条款需要进一步洽谈;
c)不予进行投标。
5.6评审结果的审批
合同(标书)的评审经相关设计部门和主管副总经理评审后均要根据总经理批准,而且,总经理要在《合同(标书)评审报告》上签注评审意见。
5.7合同的签订
5.7.1正式合同
营销支持中心根据合同评审结果确定合同内容,双方法人代表在合同上共同签字,并加盖双方的公章,则合同正式生效。
5.8合同(标书)的保管
合同(标书)的保管按照公司文件管理规定妥善保管,不得随意外借,丢失。
5.9合同的修改
5.9.1顾客对已签订合同的修改
(1)顾客对合同修改原则上应提供传真或来函作为评审依据。
(2)若是顾客取消或减少合同数量,由营销支持中心将此信息通知相关部
门经理,并根据合同内容进行商议和调整。
(3)若是顾客对合同交货期提前或数量增加,营销支持中心要重新通知相
关部门,并根据合同内容进行商议和调整。
5.9.2因我方设计进度或其他原因等造成交货期推迟时,由营销支持中心与顾客联络,并通知相关部门,以便协调作业。
5.9.3上述情况需对合同进行修改,修改后需由营销支持中心组织相关人员按5.2.1~5.3.3的程序重新进行评审,并由营销支持中心将修改内容填写《修改记录表》中。
5.9.4我方若对合同进行修改,需经顾客认可后方可执行。
5.10合同(标书)评审记录的管理
营销支持中心负责妥善保存评审记录,所有评审记录的管理按《质量记录管理程序》(LRQP-04)中的规定执行。
6.相关文件
《质量记录管理程序》
7.附件
7.1《合同修改记录表》
7.2《合同(标书)评审报告》
7.3《顾客技术要求记录表》
合同(标书)评审报告
顾客技术要求记录表