重要合同纸质文档管理作业指导书

1.目的

严格规范公司的纸质合同的管理及使用。

2.范围

公司纸质合同

3.定义

合同：本文中的合同仅指我司在日常活动与非日常活动中与其他主体之间设立、变更、终止民事关系的重要协议（不包括建立、变更、解除劳动关系的各类协议）。主要包括业务合同及非业务合同。

重要合同：公司业务合同及涉及金额巨大的非业务合同。

机密合同：涉及公司商业秘密的重要合同。

4.职责

合同纸质文档管理：法务专员作为合同管理员

5.工作程序

5.1 合同纸质文档管理规定

5.1.1 所有重要合同由合同管理员统一管理。

5.1.2 重要合同必须存放于密码锁的保险柜中，不得放置于他人可以直接取得的位置，如桌面等。

5.1.3 保险柜密码只能由合同管理员一人持有，密码放入密封的信封作为备份，交行政经理统一保管。

5.1.4 除了借阅情况外，所有合同只有管理员才能进行查找、翻阅、整理、取用、归档、销毁等操作。

5.1.5 所有合同的借阅必须在OA中提交借阅申请，经审批后方可借阅。

5.1.6 重要合同的复印过程需要合同管理员在场监督，不得随意放置在复印机上。

5.1.7 重要及机密合同的销毁必须由两人以上同时在场，用碎纸机销毁，销毁过程防止外泄。

5.1.8 机密合同需加盖机密章。

5.1.9 一般合同及重要合同保存10年，机密合同保存15年。

5.2 合同保管必备记录

5.2.1 合同保管负责人建立《合同存放表单》，列清所有存放文件。

5.2.2 新增合同必须及时更新到清单中。

5.2.3 如有合同需要销毁，首先在OA中提出销毁申请，得到批准后方可销毁，然后及时更新《合同销毁清单》。

5.2.4 OA系统中自动记录借阅人、借阅内容、借阅理由、借阅时间、归还时间信息，合同管理员可以随时调阅、检查等。

5.3 合同保管检查

5.3.1 TQM每月抽查一次合同保管状况。

6.相关文件

无

7.记录

《合同存放表单》

修改记录