（五）按载体形态划分
纸质公文：纸质材料
磁介质公文：磁性材料
光介质公文：感光材料
第二节 行政公文的格式和行文规则
公文的结构，总的来看包括以下两个部分： 公文的外部形式： ——格式，即国家标准规定的固定格式。
公文的内部组织：
——内容，即公文的主体部分。
一、行政公文的格式
依据：
1、中共中央办公厅、国务院办公厅《关于印发〈党
适用于向上级 用于向上级机关汇报 机关汇报工作、 工作、反映情况、提 报 反映情况，回 出建议，答复上级机 告 复上级机关的 关的询问 询问
适用于向上级机 关汇报工作，反 映情况，答复上 级机关的询问
（二）按行文方向划分
上行文：下级机关向上级机关行文。（报告、请示、意见、议案）
下行文：上级机关向下级机关行文。（命令、决定、通知、通告、
体
1、提供主题检索标识； 2、确定复本送达范围； 3、提供公文印制责任者、时间等。
□抄送：市档案局，市经贸委。
□天开电化有限公司办公室
二○○五年一月二日
版
2005年1月印发□
记
格式要素
《条例》
原《条例》
原《办法》
份号
无定义。“绝 有定义。秘密公 密”、“机密” 涉密公文应当标注份 文应当标明份号。 级公文标明份数 号。 标注于版心左上 序号。标注于版 角。 心左上角。
报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机 关的询问。 请示：适用于向上级机关请求指示、批准。
批复：适用于答复下级机关请示事项。
议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会
或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。
（一）按适用范围分
函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、 请求批准和答复审批事项。 纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。
由，不排除含有一定的情况汇报，但报告中不能夹杂请示
事项。
文种选用常见问题
目前，这两种文种的滥用主要表现在两个方面： a.请示、报告混用 如《关于请市领导出席XXXX活动的报告》 《关于申请XXXXXXXXXXXXXXXX的请示》 《关于上报XXXXXXXXXXXXXXXX的报告》 b.请示、报告并用 如《关于召开第XX届党代会的请示报告》
公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知事项。
意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。
通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或
执行的事项，批转、转发公文。
通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要
情况。
（一）按适用范围分
定义和要求基本 涉密公文应当分别标 一致，标注于版 注密级与保密期限。 心左上角，份号 下。 定义和要求基本 一致。标注于版 心右上角。
成文日期、印章、附注、附件
（二）公文文面格式要素
3、版记：首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分。
包括：
版记中的分隔线、
抄送机关、
印发机关和印发日期
页码
00001 1、表明文书的法定权威和信息源； 机 密★一年 2、确定文书的处理缓急和安全要求； 特急 3、为文书的科学管理提供分类标识和检索途径。
适用于发布、 用于发布党内法规、任免 传达要求下级 干部、传达上级机关的指 机关执行和有 示、转发上级机关和不相 通 关单位周知或 隶属机关的公文、批转下 级机关的公文、发布要求 知 者执行的事项， 批转、转发公 下级机关办理和有关单位 文 共同执行或者周知的事项
文 种
新《条例》
旧《条例》
旧《办法》
适用于对重要事 项作出决策和部 署、奖惩有关单 决 位和人员、变更 定 或者撤销下级机 关不适当的决定 事项
文种
新《条例》
旧《条例》
旧《办法》
适用于公布行政 法规和规章、宣 布施行重大强制 命令 性措施、批准授 （令） 予和晋升衔级、 嘉奖有关单位和 人员
适用于依照有关法 律公布行政法规和 规章；宣布施行重 大强制性行政措施； 嘉奖有关单位及人 员
文件：特急、加急，电报：特 紧急程度 提、特急、加急、平急
密级位置 份号下方（首页左上角）
成文日期
无规定，多用阿拉伯数字
汉字
文种适用范围表述主要变化对照表
文 种 决 议 新《条例》 适用于会议讨论 通过的重大决策 事项 旧《条例》 用于会议讨论 通过的重要决 策事项 用于对重要事 项作出决策和 安排 适用于对重要事 项或者重大行动 做出安排，奖惩 有关单位及人员， 变更或者撤销下 级机关不适当的 决定事项 旧《办法》
一、行政公文的特点
（一）作者的专任性：作者必须是法定作者。（职述/代拟） （二）受体的特定性 （三）功能的权威性：代表国家权力和意志，传达制发机关的决策和 意图。 （四）程式的严密性：具有特定格式、写作层次与转述来文的方式。 （五）处理的程序性：制发和收文办理的相关程序。 制发：草拟 审核 签发 复核 缮印 用印 登记 分发 收文：签收 登记 审核 拟办 批办 承办 催办
（三）按机密程度划分
绝密级公文：涉及国家核心秘密内容的文件。
机密级公文：涉及国家重要秘密内容的文件。
秘密及公文：涉及国家一般秘密内容的文件。
（四）按紧急程度划分
依照行政公文送达和办理的时限要求划分：
特急件：特办紧急，一般需要在24小时内送达和办结的公文。
急件：一般指需要在72小时内送达和办结的公文。
公文的字体、用纸、制版、装订、眉首、式样等各项设
置均有相关规定。从2012年1月1日起，采用国际标准A4
纸型，同时对文件版型作出调整。
依据： 中共中央办公厅、国务院办公厅《关于印发〈党政机关公
文处理工பைடு நூலகம்条例〉的通知》（中办发〔2012〕14号）；《党政机关公
文格式》（GB/T 9704-2012）。
纪要与决定：适用对象、表达等方面有区别。 决定、命令（令）通报： 适用范围和程度不 同。
文种选用常见问题
一、缺少文种 三、文种重叠 二、使用非法定文种 四、生造文种
五、文种作为公文标题
六、文种混用
七、同类公文使用不同文种 八、错用文种
文种选用常见问题
主要表现在报告和请示的错用
报告和请示同属上行文，但是性质截然不同的两类文种。 1.行文目的不同。报告以陈述情况为主，不要求上级批复； 请示以请求指示或批准事项为主，要求上级批复。 2.公文内容不同。请示可围绕请求事项反映情况，说明理
近似文种异同辨析
公告与通告：使用者、发布内容、公布范围上 有区别。 通知与通告：主要是适用对象有区别。 通知与通报：内容的侧重点不同。 意见与报告：行文方向和内容有区别。 意见与请示：行为方向和内容上有区别。
近似文种异同辨析
请示与报告：对上级要求、行文时间、文种性 质和行文目的不同。 请示与函：行文时间、方向、功能、结果上有 区别。
通报、批复、意见、纪要）
平行文：向平级机关或不相隶属机关的行文。（公告、函、知照性通 知） 多行文：既可向上、又可向下，还可平行的行文。（意见、函、会 议纪要）
近似文种异同辨析
决议与决定：主要区别是是否经过会议集体讨 论并表决通过。 决定与命令：使用权限、使用和表达上有区别。
公告与公报：公告多用于宣布重大消息，内容 简要，公报较具体。
份号 秘密等级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人 标题 主送机关 正文 附件说明

发文机关署名 成文日期 印章 附注 附件 抄送机关 印发机关和印发日期 页码
（二）公文文面格式要素
（二）公文文面格式要素
1、眉首部分 2、主体部分 3、版记部分
党的机关公文与国家行政机关公文比较（已废除）
党的机关公文 国家行政机关公文
处理依据 中国共产党机关公文处理条例
用纸规格 种 类 A4型
国家行政机关公文处理办法
A4型
14种：决议、决定、指示、意 13种：命令（令）、决定、 见、通知、通报、公报、报告、 公告、通告、通知、通报、 请示、批复、条例、规定、函、 议案、报告、请示、批复、 会议纪要 意见、函、会议纪要 文件：特急、急件，电报： 特提、特急、加急、平急， 标右上角。 右上角，信函在武文线下左 边。
A4型公文用纸页边及版心尺寸
（一）公文用纸及印装格式
4.页码
用4号半角宋体阿拉伯数字，置于版心下边缘之下一行，
左右各放一条4号一字线。单页码居右，双页码居左。
5.标点
采用规范全身标点，注意符合中文排版规范。
6.装订
左侧装订，采用骑马订，无法用骑马订时采用平订。
（二）公文文面格式要素
完整的公文格式包括18项
政机关公文处理工作条例〉的通知》（中办发〔2012〕
14号）；
2、中华人民共和国国家标准《党政机关公文格式》 （GB/T 9704-2012），2012年6月29日发布， 2012年7月1日实施。
一、行政公文的格式
1、用纸格式 2、印装格式 3、文面格式（重点） 4、特定格式
（一）公文用纸及印装格式
第四章 行政公文写作
教学目标
熟悉行政公文的特点和分类
掌握行政公文的格式和行文 规则
熟练掌握行政公文的写作
第一节 行政公文的特点和分类
国家行政机关公文（简称行政公文），是公文中最 重要的门类之一。
构成要件：
1、特定的使用范围——仅限于各级国家行政机关。 2、特定的形成过程——公务活动。 3、特定的拟制规范。
天开„2005‟3号
眉
首
关于加强文书档案工作的通知
各分公司，各处、室： 主 1、传达行文意图； 为贯彻瓯江市人民政府《关于进一步加强企业档案工 2、表明文书的生效时间和法律凭据； 作若干意见》（瓯府[2005]2号）的精神，加强本公司及下 属单位文书档案工作，· · · · · · · · · 。 3、表明行文关系和主送范围。 附件：1、瓯江市人民政府· · · · · · · · · · 意见 2、瓯江市档案馆· · · · · · · · 的通知