浅析合同签订流程及管理办法

为规范公司合同签订,履行付款程序并最大限度的避免风险,商务部起草以下管理和签订程序,本办法适用于公司签署的所有经济类合同的管理,所有买方合同的采用经公司法务律师审核后的标准合同签订。

一、公司为买方合同签订审核流程

1、商务部负责起草公司所有合同,参与合同谈判,组织会签;参加对合同履行的评价。

2、工程部负责审核

a)产品技术规格

b)交货期

c)随机资料

d)附带服务

e)保修条款等

3、商务部负责合同的商务条款,确认待签合同与审批调整建议的一致性;落实到货周期与合格证、验收报告、3C认证等资料随货物一并发出,保修条款和付款申请以及合同的盖章与回传,最后归档。

4、财务部审核签约公司名称、合同价款支付方式、发票形式、代扣代缴等与财务核算和纳税有关的条款;

5、合同上限金额为10万元以上设备采购及工程施工合同的签订,需填写合同申请单并由各部门审核后提交至总经理签字后即可履行

合同签订。10万元以内设备采购及施工合同可由三部门会签。

二、安正为卖方合同签订审核流程

1.合同由甲方起草签拟,如有异议依情况及时与甲方沟通。

2.50万元以上设备采购及工程施工合同的签订需填写合同申请

单并由各部门审核后提交至王总签字后即可履行合同签订。

50万元以内设备采购及工程施工合同可由三部门会签。三、公司为买方时合同应做到内容合法、条款齐全、文字清楚、表述规范、权利义务和违约责任明确、期限和数字准确,应包括:

1、合同名称;

2、甲乙方名称及地址,经办人联系电话;

3、甲乙方法人代表或其合法代理人签字、公司公章或合同专用章;

4、合同签订日期;

5、标的(内容);

6、数量、质量;

7、价款或酬金(工程计价方法、工程款支付方式);

8、履约方式、地点、费用的承担;

9、违约责任(甲乙方权利和义务);

10、生效、实效条件;

11、争议解决的方法;

12、合同的份数及附件;

13、保密条款(视合同性质需要)

14、商务部填写《合同申请单》、合同摘要并附合同文本,合同业务单位营业执照和相关资质复印件加盖公章,法定代理人授权委托书原件,按权限审核报批;

15、合同审批原则上应按顺序依次执行,遇特殊情况下可临时调整次序,但必须征得次序变动影响的下一会签人的同意。

四、合同的签署和盖章

1、合同按照规定审批顺序全部完成后,由商务部按照审批意见和即将最终签字/盖章的合同文本对照,有添加或需要修改的及时更正,确认无误后,按照公司印章使用管理规定办理签字盖章手续;

2、合同执行部门在合同履行过程中应注意:涉及工期、造价、质量的决定应以书面形式记录和确认。涉及双方往来函件,如以公司名义发出时应以法律规定的有效方式发送,并要求对方签收并保留发出的凭证,如对方拒收应即改为特快专递方式重发。

3、合同执行过程中,商务部应及时对合同履行情况进行监督检查,并定期对合同执行情况进行分析,做到心中有数;

4、原则上公司不办理先建设后补合同的程序。

五、合同的保管与借阅

合同存档、备案:合同签订一周内,合同正本原件及副本原件全部交商务部存档,合同副本复印件交财务部留存使用;(原则上合同原件严禁外借,项目报建、报批除外)。借阅合同时必须经由商务部同意后将合同名称、金额、借阅人等信息填写资料借阅登记本后方可借阅。