文件编号:文件类别:管理文件版本号: A/0 保密等级:内部公开
合同评审管理程序
编制:日期:2016-04-07
审核:日期:2016-04-07
批准:日期:2016-04-07
修订记录
1 目的
对新项目和年度合同、月度订单进行评审,通过评审确保企业完全理解顾客所有要求,对适应顾客需求性进行评估,以满足顾客、合同要求。
2 适用范围
适用于公司承接的所有产品销售合同、订单的评审活动。
3职责
3.1销售部
3.1.1根据客户实际需求和市场预测,每月将客户订单或需求下达到生产计划部,定期跟踪
订单执行情况,
3.1.2负责明确客户提出的新合同/订单的型号、规格、数量、价格及付款条件、交货情况、运输
方式等。
3.1.3组织合同/订单的评审。
3.1.4签订销售合同、跟踪合同执行。
3.2 运营中心
3.2.1 生产计划部:负责交期/产能/生产所需人力资源等评审。
3.2.2 供应链管理部:负责所需物料采购交期等评审。
3.2.3 工程部: 负责设备及制程能力是否满足客户的要求。
3.3 质量部: 负责质量是否可以符合客户的要求。
4 定义
4.1 普通合同/订单:标准型产品合同或订单。
4.2 特殊合同/订单:改进型产品或新产品合同订单。
5 作业程序
5.1合同的接收
5.1.1 销售部接到客户订单后,需对订单的合法性,完整性,明确性和客户资料的完整性进行评
审,识别客户明示的,习惯上隐含的潜在要求,一旦正式签订合同/订单后,对这些要求应满足,如国家强制性标准,产品的安全性标准,环境物质标准,防护运输要求等。相关主要内容为:
a)产品名称客户是否认可。
b)产品单价是否同最新报价相符。c)付款方式是否双方认可。
d)交货地点、运费、包装是否双方认可。
e)是否有不符合公司及国家法律法规规范。
以上确认后,方可受理进行下一步的合同评审。
5.2 合同评审
5.2.1 普通合同/订单的评审
5.2.1.1销售部将确认后的客户书面订单按照《订单评审表》进行评审。
5.2.2.1生产计划部接到销售传递的客户订单后后,依据产品库存和生产能力对订单数
量和交货期进行评审,并将评审结论书面通知销售部。
5.2.2特殊合同/订单的评审客户
5.2.2.1对于客户特殊合同/订单,由销售部组织相关部门进行评审。
5.2.2.2由销售部填写《合同评审表》,组织研发中心、营销中心、运营中心等各相关
部门对新产品的设计和制造可行性进行评审。
5.2.2.3研发部对新产品合同/订单进行评审时应关注产品制造可行性并进行风险分析,
详见<
5.2.2.4供应链管理部、质量部依照评审职责对产品质量风险、物料购买风险进行评
估。
5.2.3 评审过程中相关特殊注意事项。
5.2.3.1在评审过程中,对合同中有疑问或需要修改时由销售部和客户沟通解决,征求
其书面意见。
5.2.3.2最终特殊合同/订单的评审批准由主管销售的副总经理或由总经理作出决定。
5.2.3.3评审完毕后,由销售部主导跟踪合同执行情况。
5.3 合同/订单的签订和执行
5.3.1 合同/订单评审完后,销售部应及时将合同/订单后回传给客户,可传真,快递或邮件。
5.3.2 依照订单交期要求及客户付款情况,销售部开具《发货通知单》通知仓库发货,并记录交
货情况。
5.3.3 如交期延误与签订交期不符时,由生产计划部通知销售部,销售部负责与客户沟通延期事
宜。
5.4 客户沟通
5.4.1 产品交付后,销售部负责和客户沟通按合同约定回收货款。