第二章会计电算化信息系统第一节会计电算化系统概述一、数据和信息数据是对客观事物属性的描述。

它是反映客观事物的性质、形态、结构和特征的符号。

它可以用具体的数字，也可以用文字或图形等形式表现。

信息在不同的领域有不同的含义。

在管理科学领域，人们认为信息是一种经过加工处理的数据它可以用数字、符号、文字、图表等形式表达。

信息和数据两者相比较，数据可以认为是记录事物各种性质、形态、数量的抽象符号，它本身难以给出确切的具体含义，只有对数据进行加工处理后，使之成为具有某种特定含义的数据形式，这时，数据才转换为信息，指导人们的活动。

数据和信息的相互关系，类似于企业生产中的原材料和产成品的关系，信息产生过程即是将那些尚是“原材料”的数据，加工成能满足人们经济管理活动需要的“产成品”——信息。

二、信息系统信息系统是把输入数据经过加工处理、生成输出信息的人机系统。

具体来说，它是对信息进行采集、传输、处理、存储、管理和检索的系统。

人机系统是指人和计算机组成的系统。

信息系统通常具有输入、传输、存储、加工处理和输出等功能。

这些功能可根据具体情况，分别由计算机和人工承担。

三、会计信息系统会让信息系统是由会计信息相互联系而形成的一个系统，它是收集、加工、存储、输送和利用会计信息，并用货币价值反映的信息实体，对经济活动进行控制和监督。

会计信息系统的服务对象是现代化的企事业组织，这些组织与其外部环境有着非常密切的联系。

所谓外部环境通常包括：政府机构、银行、供销单位、顾客、投资者以及职工等等。

这些外部环境与企业交换不同的信息，企业组织通过会计信息的渠道向外界所提供的数据大多数是常规数据。

会计信息系统按其职能划分，可以分为会计核算系统和财务管理系统。

会计核算系统又可分为账务处理、工资核算、材料核算、固定资产核算、成本核算、销售核算、报表编制、一般财务分析等子系统。

会计核算系统是一整套互相联系、互相贯通、紧密结合的核算方法体系，它包括设置账户、复式记账、填制与审核凭证管理账簿、财产清查、成本计算、编制各种报表等专门方法。

它涉及到日常各种资金往来的总账、明细账的账务处理；涉及到项目、部门、单位、个人的资金往来；涉及到工资、材料、固定资产、产成器的成本与销售核算等方面的具体核算。

财务管理系统可分为资金筹集管理、资金运用管理、投资管理、资金分配管理等系统。

它是一个相互联系、相互制约的管理体系。

它涉及到筹资、投资、资金分配等分析方法。

第二节开展会计电算化工作的一般步骤一、开展会计电算化工作的条件一个单位实施会计电算化信息系统必须具备一定的基本条件，这些条件如下：(一)单位主要领导的重视一个单位实施会计电算化信息系统不仅需要投入大量的人力、物力，而且需要改变会计部门的工作方式，这也会影响到其他业务部门和领导的决策、管理水平。

单位的主要领导对此必须有足够的重视，并亲自参加领导，这是实施会计电算化信息系统的前提。

他们的主要工作是主持拟定本单位的会计电算化工作的规划，协调单位内部各部门共同搞好会计电算化工作。

上级主管部门的重视和支持也是推动或者制约基层单位会计电算化工作实施的重要因素。

(二)会计人员的素质实施会计电算化不仅要求会计人员精通会计业务，而且还要求会计人员掌握计算机系统的基本知识和操作技能。

这就要求会计人员应具备较高的文化水平，也要求会计人员积极参加会计电算化知识的培训。

提高会计人员的素质是实施会计电算化的必备条件。

(三)良好的会计基础工作、完善的管理制度良好的会计基础工作和完善的管理制度是顺利开展会计电算化的重要保证。

当然，开展会计电算化工作的过程也是促进会计工作改革、提高管理水平的过程。

但是，如果原来的基础很差，缺乏必要的规章制度，这将给会计电算化工作的开展带来极大的困难。

二、会计电算化的实现过程实施会计电算化需要有一个科学的步骤，一般实施会计电算化的过程如下：(一)制定会计电算化的实施计划建立会计电算化信息系统时，每一个阶段都要具体落实，制定详细的实施计划，主要内容有：人员配置和机构设置计划；硬件配置计划；软件购置计划；软件开发计划；费用预算。

(二)配置计算机硬件计算机硬件设备是会计电算化的物质基础，计算机硬件设备选择的好与坏直接影响到今后会计电算化工作的质量和效率。

硬件配置是指会计电算化所需硬件系统的构成模式。

目前主要有单机系统、多机松散系统、多用户系统和计算机网络四种模式。

选择计算机硬件设备还要考虑到会计软件的运行环境对计算机硬件的要求。

单机系统主要指用一台或几台计算机各自完成不同的任务。

该系统适用于小型企业和经济技术力量较薄弱的单位。

多机松散系统主要指由两台以上的计算机组成的系统。

一般有多台机器放在同一地点或不同地点而不需通信设备，分别处理不同的业务。

该系统适用于没有实现联网的单位。

多用户系统是指多个用户在不同的终端上同时使用一台计算机主机，每个用户通过终端或控制台与主机打交道，就像自己独用一台计算机一样。

该系统适用于资金较雄厚、业务量大的单位。

网络系统主要指局域网，它是一种在几千米的小区域内用通信线路连接多台微机，这些微机不仅具有独立的信息处理能力，而且可以通过网络系统共享网络服务器上的软硬件资源，可以与其他计算机通信和交换信息。

该系统适用于大中型规模的机关、企业等单位的会计信息系统，它是会计电算化的发展方向。

(三)选择系统软件系统软件主要包括操作系统、程序设计语言及语言处理程序、实用程序、数据库管理系统等。

系统软件的选择主要考虑以下技术指标：与所选计算机的兼容性，与其他系统软件的兼容性；处理能力，即提供的处理功能是否满足会计软件的要求，是否支持会计软件；中文处理能立，即中文输入方式及速度，软件是否汉化，是否支持汉字处理，可供选择的字体种类及美观程度，是否提取汉字输出能力等；捉供的安全保密措施；性能价格比。

(四)选择会计软件会计软件是指能完成账务处理、会计核算、会计管理与分析决策等工作的计算机应用软件。

会计软件的取得根据使用单位的不同情况，可以采取购买、自行开发、购买与开发相结合等途径。

(五)组织人才培训实施会计电算化，必须尽快培养大批既懂会计、又懂计算机技术的复合型人才，所以人才培训工作将贯穿整个会计电算化过程。

(六)实施会计电算化前的数据准备工作(1)整理所有的手工单据—、凭证、卡片、账簿、报表及其余额等基础数据，并进行财产清查，核对无误，保证账单相符、账证相符、账卡相符、账账相符、账表相符、账实相符。

保证单位内部、本单位与外单位之间账项核对无误。

(2)根据国家统一规定和本单位的具体情况，并充分考虑单位的变化和发展，建立规范的会计科目体系包括：会计科目名称、科目编码、科目类别、科目性质和账簿类型、各级科目编码的长度、各级科目编码内容、会计科目管理和辅助核算的要求等。

(3)根据会计科目体系及单位核算和管理的要求，建立规范的管理和辅助核算科目体系。

如对组织机构和业务部门设立辅助核算项目，设置部门编号、人员编号、往来单位编号等。

(4)按照所设规范，准备好每一个会计科目的数量、单价、金额期初余额、期末余额、本期发生题等内容。

(5)全部数据准备完毕之后，逐步进行正确性、合法性校验，为手工核算资料输入计算机做好最后的准备工作。

(七)初始化工作实施会计电算化必须经过将原手工会计核算资料输入计算机的过程，以便计算机软件开始进行日常账务处理。

这种电算化时建账过程被称为初始化。

(八)系统试运行通过计算机与手工的并行运打正，检查建立的电算化会计信息系统是否满足要求，使用人员对软件的操作是否存在问里，对运行中发现的问题是否应进行修改。

(九)建立岗位责任制和制定管理制度在开展会计电算化之前，必须明确会计电计电算化岗位及职责。

同时，为保证电算化会计信息系统安全、正常运行，必须制定一系列管理制度。

(十)计算机替代手工记账计算机替代手工记账应具备的条件是：使用的会计软性已通过评审并持有财政部门核发的《会计软件使用证》；配备了适用的会计软件和相应的计算机硬件设备；培训、配备了会计电算化工作人员；会计工作达到《会计基础工作规范化标准》；计算机与手工会计核算并行运行三个月以上，并取得一致的结果；建立了严格的内部管理制度。

2．屏幕审核屏幕审核指电算化信息系统将凭证文件中的记账凭证逐张显示在屋墓上。

由输入人员以外的工作人员对照手工凭证进行审核。

3.二次输入校对二次输入校验指将有关数据交于两人，分别输入计算机，然后由计算机程序自动进行数据核对，如不相等则显示出错信息。

由于这种方式需要增加相应的人力物力，工作量较大，因此在实际工作中应用不多。

(三)会计数据处理在电算化会计信息系统中，记账、结账、成本计算、会计报表的编制都是由计算机自动完成的，人和计算机不发生任何交互作用，财会人员不需要介入。

其具体方式有以下两种：1．成批处理成批处理指定期收集会计数据，按类或按批进行处理的方式。

如输入了上旬的记账凭证后，要求计算机对上旬的数掘进行记账。

2．及时处理。

及时处理指会计数据输入计算机后，立即进行数据处理的方式。

(四)会计信息输出会计数据电算化处理以后，所有会计数据都保存在磁性介质中，人眼无法看到。

为了使会计信息使用者能取得他们所需要的各种信息，需要从磁性介质中提取信息并将其以某种方式输出。

目前，会计信息输出的方式主要有以下几种：1.显示输出显示输出指将信息使用者所需要的信息显示在显示器上。

这种方式的特点是能快速准确地得到所需要的信息，但所得到的信息不能储存。

2．打印输出打印输出捐将信息使用者所需要的信息通过打印机打印在纸张上，这种方式的特点是信息能长期储存并广泛使用，但取得信息的成本比较高。

3．软盘输出软盘输出指将信息使用者所需要的信息从计算机硬盘转移到软盘上，当硬盘上的数据被破坏时，可以用软盘上的数据予以恢复。

这种方式的特点是数据信息能长期保存，但肉眼看不到具体的数据。

4.会计数据储存在电算化会计信息系统中，高峰凭证、账簿、报表都是以数据库文件的形式保存在磁性介质中，一个文件由若干条记录组成，一个记录由若干个字段组成。

如某一软件科目库文件的字段由以下几个部分构成：科目代码、助记码、科目名称、性质、账类、格式。

会计信息系统中有很多数据库文件，若干个相互关联的数据库文件组成了会计信息系统数据库。

二、账务处理系统的流程(一)凭证处理记账凭证的处理是日常账务处理过程的起点，不同核算软件的记账凭证格式有所不同，但其内容都基本一致，包括凭证的表头和正文两部分。

表头包括凭证类别、凭证编号、日期和附件张数等内容。

正文包括内容摘要、记账科目、借贷方向和金额数值等内容。

1．凭证表头的输入记账凭证上的编号，如果选择单一的记账凭证进行凭证输入时，系统会根据记账顺序每月从“1”开始自动产生凭证顺序号；如果选定的是分类记账凭证，应先根据所发生的业务内容，选择凭证类型，然后系统根据该类型本月输入的凭证顺序产生开类凭证号。