行政物资申请、采购、合同管理工作总流程

目录

1、日常采购流程(付款流程，财务直接付、询价分类、特殊采购，帮

客户购买） 2

2、出库流程4

3、项目合同，验收报告管理流程 (5)

3、报名费、投标保证金管理流程 (7)

1、日常采购流程(付款流程，财务直接付、询价分类、特殊采购，帮客户购买）

第二步：人力行政部门汇总《采购申请表》,金额在1000元以上的需要报公司领导审批？；

第三步：领导批准后，与供应商直接进行价格的谈判（与3家以上供应商询价），人力行政部门与供应商签订采购合同；有固定采购渠道需要每半年向其他商家询价一次。

第四步：人力行政部应及时将《采购申请表》与采购合同存档。

第五步：采购产品到货后，需到仓库填写《入库登记表》。

项目部采购注意事项：

1、各项目负责人结合项目实际情况提前做好办公用品采购计划、包

括数量和种类，每次申请时多做一点预算。

2、申请流程：项目负责人提前写好附件1《办公用品申请表》，具体格式参照附件2《办公用品申请清单》，发送至邮箱877706738@。

3、申请办公用品及发货时间：每周一到周五下午14:00之前申请的货物会当天发货。周一到周五下午14:00之后申请的货物会在第二天发出。周末收到的申请表，会统一在下周一发出。

4、每月28日和29日公司库房盘点，30日整理库房，请大家尽量避开这些天申请办公用品，如有收到申请的货物都会统一次月1号发出。

备注：包括日常储备

2、出库流程

第四步：行政人员把快递单号截图在QQ群内，通知收货方，并填写《快递发送记录表》；

第五步：寄合同，发票等重要文件需通知收件方，并且电话确认是否收到，督促跟进合同盖章后寄回公司，并在《快递发送记录表》在相应的备注。

3、项目合同，验收报告管理流程

第一步；生产部门或甲方或公司领导将合同、验收报告提交给人力行政部门；

第二步：合同移交和借阅时，双方需要在移交清单上签字确认；

第三步：标书专员及时领取中标通知书，将合同、验收报告、中标通知编号、扫描，每月底将行政合同、验收报告，中标通知发给部门经理；

第四步：行政人员登记《合同，验收报告，中标通知信息登记表》；

第五步：行政人员将处理完的合同验收报告分类存档。

第六步：标书专员每月底汇总标书、合同、验收报告的回收情况，并根据行政前台统计的《快递发送记录表》进行复核，统计出目前标书、合同、验收报告的回收情况记录表，月底发送给部门经理，配合行政前台做好催促跟进工作。

3、报名费、投标保证金管理流程

第三步：行政人员拿着已经通过的票据到财务部领取现金或者通知财务转账；

第四步：行政人员到相关机构报名，行政人员汇总《标书、保证金统计表》,每月底发给部门负责人。

第五步:行政人员关注合同情况，在投标后一个星期内追踪投标保证金退回情况，并填入《标书、保证金统计表》，移交给财务部。

附件：

成都开方数据科技

有限公司行政日常工作

附件1

附件2