DH/WI002 合同评审作业指导书

1 目的

通过对所有合同的评审，消除双方在供需要求上的差异，确保合同的全面履行。

2 适用范围

本规范对公司所有与顾客签订之合同的评审、修订等事宜作出了明文规定。

3 职责

3.1 销售一科、二科、三科和四科负责组织各自分工范围内的合同评审。

3.2 工程技术部经理参与合同技术、交货期、数量等要求的评审。

3.3 品管科科长参与合同质量要求的评审。

3.4 财务部经理参与合同付款条款的评审。

4 工作要求

4.1 合同评审的主要内容：

a) 合同条款是否符合《合同法》；

b) 合同各项条款是否合理，评估履行合同时企业的利益和风险；

c) 合同规定的条款是否有含糊不清之处,是否有需要与顾客进一步协商的事项；

d) 合同中的供货能力、质量要求公司是否能满足；

e) 合同中有关质量保证条款是否符合实际,有何特殊要求,能否保证实现；

f) 合同规定的交货期、数量等要求能否满足,价格及付款期限是否适合。

4.2 合同评审的基本要求

4.2.1合同正式签订前,对合同草案进行评审,了解、掌握合同有关条款,在平等互利的基础上充分考虑供、需双方的利益和风险。

4.2.2合同评审中业务员应做好评审记录,并将评审记录送贸易部办公室收集。

4.3 合同评审

4.3.1合同草案的形成

合同草案由各销售科的业务员根据顾客要求,在充分考虑供需双方各自风险和利益基础上拟制。

4.3.2普通合同的评审

a) 普通合同是指产品符合常规要求，没有特殊要求的合同。

b) 普通合同授权业务员自己按本程序5.1、5.2进行评审,作出记录评审结论，填写《合同评审表》,由销售科科长审批。

4.3.3 特殊合同的评审

a) 特殊合同是指顾客有特殊要求的合同,如技术标准.质量要求交货期等方面有特殊要求；

b) 特殊合同由业务员拟制合同草案,特殊合同评审小组参加评审；特殊合同评审小组由贸易部、销售科、供应科、品管科、生产科、财务部负责人和业务员及指定人员组成；

c) 特殊合同的评审由贸易部接受合同的销售科长采取会议或会签评审的方式, 按照本程序中

5.1、 5.2组织合同评审，作出记录和评审结论，填写。

d) 参加评审人员对合同中有疑问的条款应充分发表意见，评审后应按确定的事项做好合同准备工作，必要时应进行质量策划。

4.3.4 口头合同如电话记录应填制口头订单记录表等,形成书面文件供评审，评审可参照

5.3.2进行。

4.4 评审后的协商和合同的签订。

合同草案经评审后，业务员根据评审意见与顾客进行协商，在取得一致的情况下签订合同。如不一致，应重新评审。必要时，业务员可与顾客协商组织双方各专业人员进行对口协商。

4.5 合同的履行。

合同签订后，销售科业务员应及时将合同提供一份给贸易部办公室。贸易部办公室根据合同的内

容及顾客的具体供货要求准确填写《生产工艺流程单》并制作好《生产任务单》经贸易部经理审核后，交生产科确认。生产科凭借《生产任务单》和《生产工艺流程单》组织安排生产。

4.6 合同的修订，当顾客提出或供方提出新要求,情况发生变化影响到合同内容的履行,合同需要更时,销售科业务员作详细记录，经与修改内容相关的部门确认同意后, 且与顾客达成一致，填写《合同更改确认表》，提交给贸易部办公室。

4.7 贸易部办公室应结合《送货单》与《生产任务单》检查合同的执行情况。

4.8 质量记录的管理。

质量记录的管理依据《质量记录控制程序》执行、质量记录的流转规则及保存期依据《质量记录表格运作细则》执行。

5 相关质量记录表格

5.1 《合同评审表》 DH1/QR0401

5.2 《口头订单记录表》 DH1/QR0402

5.3 《合同更改确认表》 DH1/QR0403

5.4 《合同台帐》 DH1/QR0405

5.5 《生产任务单》 DH1/QR0404

5.6 《生产工艺流程单》 DH1/OR0406

拟制人：批准人：

2008年11月1日第0次修订