入伙小组架构及职责分配
（二）入伙流程职责分配：
为了顺利圆满完成此次入住工作，各部门必须指派具备综合管理能力的员工，加入此入伙小组，设销售部、物业部、财务部、行政部等5个部门，由任组长。
1、总协调：
职责：①部署入伙工作方案，明确管理处入伙工作小组任务；
②组织入伙前工作人员的培训；
③检查入伙前后过程的工作情况；
④向上级领导提出入伙时间需增派的人、财、物计划；
⑤编制入伙方案；
⑥协调所负责各组间的工作；
⑦及时解决各组在入伙工作期间所遇问题；
⑧组织落实入伙前人员培训及入伙预演；
⑨完成上级领导交办的各项工作。
2、销售部：负责人（共需人）
职责：①制作并邮寄《入伙邀请函》（内附：业主收楼须知、入住收费一览表、交通线路指引图、入住流程图、住户成员登记表）；
②确认业主入住的时间顺序；
③电话联系业主，了解业主具体要求；
④接待前来办理入伙手续的业主；介绍收楼流程；
⑤引导业主按程序办理入伙手续，引导特殊客到物业办公室；
⑥购买派发礼品，提供复印服务；
⑦办理相关手续，确认相关费用，签署《楼宇交接书》，发放《房屋质量保证书》
《房屋使用说明书》等。
⑧负责联系解释有特殊需求业主的疑问；
⑨入伙现场的布置安排；
⑩在“入住会签单”上签字，转入下一流程。
3、财务部：负责人（共需人）
职责：①指导业主签订委托扣款协议并收集归类；
②签订托收协议（管理费、水费及排水费的银行托收协议）；
③收取或发放管理费及其它费用的银行代扣存折复印件或原件；
④结清楼款及收取相关费用。
转入下一流程。
4、物业公司：负责人（共需人）
职责：①签署《防火协议书》《一房一卡》等资料；发放《住户手册》签署《业主公约》等；
②登记及收集《住户成员登记表》及业主资料；入伙结束后及时收集、整理、
装袋业主资料；
③解释搬家、装修、租赁及物业管理相关事宜；
④前期物业管理协议、业主公约的收集存档；
⑤陪同业主视察房屋、验收房屋及设施设备，办好交接手续对业主提出的问题，
耐心解答，做好记录，及时反馈和处理；
⑥负责钥匙等发放与登记；
⑦收集整理小区业主验楼单并将问题及时反馈给地产项目部；
⑧部署入伙现场的安全护卫工作方案，确立入伙现场的执勤岗位和人员；组织
疏导人流、车辆，确保小区安全并顺利入伙；
⑨负责对整改项目的跟进同时与相关业主保持联系沟通；
⑩确定物业管理费额度；
说明：物业管理员须全程陪同所负责的业主验房，直至收楼工作结束。
5、工程配套部：负责人（共需人）
职责：①入伙前联系供电、电话、煤气、有线电视派员到现场为业主办理申请手续；
②处理业主在收楼过程中所遇问题的咨询、投诉；
③提供设施设备的使用说明书、相关证明文件；
④解释相关设备设施的功能及性能等；
⑤组织相关单位人员至现场配合交楼。
6、行政部：负责人（共需人）
职责：①布置入伙现场；
②组织配送入伙人员就餐；
③接待外借工作人员；
④筹备入伙工作办公用品；
⑤接待安排外地购房业主的行程。
（三）入伙时间及现场安排：
1、入伙时间：初步定于月日。
2、入伙现场安排：
（1）场景布置：配合发展商制定场景布置方案（或外聘礼仪公司），摆放花篮、盆景，悬挂条幅对联，张灯结彩，插放彩旗，高挂汽球等，给人以隆重、喜庆的感受。
此项工作由销售部负责。
（2）配合地产公司销售部设置导向路标，安排引导人员，使业主在办理入伙手续、收楼过程中感到方便，此项工作由销售部负责。
（3）与发展商销售部、财务部在入伙接待处进行联合办公，实行一条龙服务。
（4）在业主办理入伙手续的同时，应提供给业主如下资料及物件：
①钥匙、空调遥控器、IC卡、门禁卡、煤气卡、电费卡等
②《房屋质量保证书》、《产品使用说明书》
③《住户手册》
④《接管验收记录》
⑤设施设备的使用说明书及合格证等
⑥其它
（四）收楼程序
特别提醒：
A、境内业主：
身份证3份：新版身份证件需要复印正反两面；
户口本1份：产权所有人及其配偶；
结婚证1份：产权所有人；未婚提供单身证明（有街道或民政部门提供）；B、境外业主：
护照复印件3份：需复印照片页、签证页、最近入境签章页；
结婚证或户籍证明：未结婚签写单身申明，台湾客户的户籍证明不需要公证，但
非中文的婚姻证明需要苏州公证处提供公证翻译后递交；
C、为节约您入住时间，如有复印条件，请随原件复印后一起带至入伙现场。
入伙现场布置方案
一、项目简介：
先期交付使用号楼，占地面积平米，建筑面积平米，住宅建筑面积平米，总户数为套。
二、入伙时间、地点：
交房时间拟定于2009年月日
入伙地点拟设在内；
三、制订方案的目的：
为方便、快捷、安全、规范地为水巷邻里花园首批业主办理入伙手续。
四、入伙现场装饰建议：
1、各工作台建议铺上白色台布，红色围布，并在台上放置插花等。
2、入口至主出口建议铺上红色的地毯，放置植物租摆。
3、办理入伙手续的工作区与工作人员休息区建议用“水巷邻里花园”的宣传画纸隔开。
4、入伙现场的墙面建议粉刷成白色，各梁柱底端(2米左右)用水巷邻里花园的宣传画纸
包装。
5、珠光气球扎成造型，点缀于各个角落。
6、摆放“水乡邻里”“晋合酒店”模型及晋合家居简介、。
五、入伙现场人员安排及各类物品、设施摆放的建议：
1、入伙现场外围业主等候休息区：
安排专人负责接待、引导前来办理入伙手续的业主，并与入伙现场内①礼仪接待人员控制进入办理现场的人流量，建议按将等候的业主到咖啡厅休息。
2、入伙现场内业主家属休息区：建议摆放饮水机及纸杯，并派专人负责接待与服务。
3、建议在入伙现场设工作人员休息区，并与工作区隔开，工作人员就餐到休
息区，禁止在工作区就餐。
4、等候业主的休息区。
5、入伙现场的展示牌：内容应设有《入伙现场平面图》、《收楼须知》等；
6、现场摆放两台复印机，一台放在③发展商审核组与④财务收费组间，另一台摆放在
⑤物业签约组与⑥专业项目代办组间。
7、建议各工作组的上方及桌面悬挂与摆放标识牌，具体内容（大小尺寸到现场核）：
①礼仪接待；
②发展商审核；
③发展商财务；
④物业签约；
⑤收楼（发放钥匙、验楼等）；
⑥煤气、有线、电话、邮政、供电代办；
⑦二次装修、租赁、搬家咨询；
⑧其它咨询与服务；
注：悬挂与摆放的标识牌要连同序号①——⑧制作，其中第⑥煤气、有线、电话、供电代办组摆放在桌面的标牌要明细分类。
8、建议在入伙现场增加引导礼仪带（类似银行），具体数量需到现场核实。
七、为渲染入伙气氛，建议在小区主入口悬挂标语、横幅、彩旗、升空气球、充气拱门、充气卡通等装饰物，摆放盆栽鲜花。
横幅的具体内容如：
1、热烈欢迎业主入住水巷邻里花园！
2、恭贺水巷邻里花园业主乔迁新居！
3、祝水巷邻里花园的业主朋友们入住快乐！等
4、热烈祝贺第一批业主乔迁新居！
其它未尽事宜，需地产公司销售部组织相关人员到现场核实！
注：(一) 各类序号表示：
①礼仪接待（签到）-------- 销售部
②开发商审核 ------- 销售部
③开发商财务结算-------- 财务部
④物业签约组 ------- 物业公司
⑤物业收楼组（发放钥匙、验楼等）-------物业公司
⑥各类专业公司代办组（煤气、有线、电话、供电等）------- 工程配套部
（办理以上六项手续后，入伙手续办理完毕）
（以下服务项目根据业主需要办理与咨询）
⑦装修咨询（入伙当天不办理二次装修手续，仅提供咨询业务）；
⑧其它咨询与服务
四、入住准备工作（一）由地产公司实施事项：
（三）入伙现场人员配备情况：。